L-Att dwar il-Protezzjoni tad-Dejta (2001) jirregola l-ipproċessar ta’ dejta personali kemm jekk tkun f’forma elettronika jew manwali. Id-Dipartiment tal-Eżamijiet, li jaqa’ taħt ir-responsabbiltà tal-Ministeru għall-Edukazzjoni u x-Xogħol, huwa marbut li jkun konformi b’mod sħiħ mal-prinċipji tal-protezzjoni tad-dejta stabbiliti f’dan l-Att.

L-għan għalfejn tinġabar id-dejta:
Id-Dipartiment tal-Eżamijiet iżomm għandu l-informazzjoni li inti tgħaddilna fit-termini tat-Taqsima 40 tal-Att dwar l-Edukazzjoni Nru. XXIV (1988) u fit-termini tar-rwol tiegħu sabiex ikun jista’ jissodisfa l-funzjonijiet tiegħu u jaġixxi bħala Segretarju tal-Eżamijiet f’isem Awtoritajiet tal-Eżaminazzjoni Lokali u Barranin. Id-Dipartiment ikun jeħtieġ li jipproċessa l-informazzjoni dwar il-klijenti tiegħu biex:

• Eżamijiet Pubbliċi Lokali:

1. jikkompila elenku ta’ klijenti li jkunu interessati li joqogħdu għal Eżamijiet Pubbliċi Lokali partikolari;
2. jivverifika li l-applikanti jkunu jissodisfaw ir-rekwiżiti stipulati fir-regolamenti skont kif jiġu ppubblikati fil-Gazzetta tal-Gvern;
3. jinforma lill-klijenti dwar id-dati, il-ħin u l-post tal-eżamijiet;
4. jivverifika l-attendenza u l-identità tal-klijenti matul l-eżamijiet;
5. jipproċessa r-riżultati u jistabbilixxi listi ta’ kandidati li jkunu għaddew jew weħlu mill-eżami/jiet;

• Il-Bord tal-MATSEC:

1. Il-MATSEC jista’ juża n-numru tal-mowbajl u l-indirizz tal-posta elettronika tiegħek sabiex ikun jista’ jibgħat informazzjoni li tkun ta’ rilevanza għall-kandidat.

• Bordijiet ta’ Eżaminazzjoni Lokali u Barranin:

1. Jistabbilixxi lista ta’ klijenti li jkunu interessati li joqogħdu għal xi eżami offrut minn Awtorità ta’ Eżaminazzjoni speċifika;
2. Jalloka lill-klijenti l-index numbers u l-post tal-eżamijiet;
3. Jibgħat bulk registrations lil Awtorità ta’ Eżaminazzjoni speċifika;
4. Ilesti u jibgħat formoli speċifiċi lill-Awtorità ta’ Eżaminazzjoni skont kif mitlub;
5. Jivverifika l-attendenza u l-identità tal-klijenti matul l-eżamijiet;
6. Jivverifika mill-ġdid l-informazzjoni miktuba fuq l-iscripts tal-eżami tal-kandidati qabel ma dawn jintbagħtu lill-Awtorità tal-Eżaminazzjoni kkonċernata;
7. Jarkivja r-riżultati tal-klijenti għal kull sessjoni ta’ eżami biex ikun jista’ jivvalida r-riżultati meta dan ikun meħtieġ;
8. Jirreġistra ċ-ċertifikazzjoni mogħtija lil klijenti individwali.

Ir-reċipjenti tad-dejta:

A. Fil-każ tal-Eżamijiet Pubbliċi Lokali l-informazzjoni li inti tgħaddilna tkun tista’ tiġi żvelata lill-Ministeru tal-Edukazzjoni u x-Xogħol, lill-Kummissjoni għas-Servizz Pubbliku, lill-People and Standards Division fi ħdan l-Uffiċċju tal-Prim Ministru, u lill-Ministeru speċifiku li f’ismu l-eżami pubbliku lokali jkun qed isir.
B. Rigward l-eżamijiet lokali u barranin l-informazzjoni li tgħaddilna tista’ tiġi żvelata lill-Awtorità tal-Eżaminazzjoni kkonċernata u lill-istituzzjoni edukattiva li tkun qed tirrappreżenta lill-klijenti.

Id-drittijiet tiegħek:

Inti għandek id-dritt li tkun taf liema informazzjoni d-Dipartimenti ikollu fil-pussess tiegħu u liema jipproċessa dwarek u għal-liema raġuni; min ikollu aċċess għaliha; kif tinżamm aġġornata u x’jagħmel id-Dipartiment biex ikun konformi mal-obbligi tiegħu skont l-Att dwar il-Protezzjoni tad-Dejta (2001).

L-Att dwar il-Protezzjoni tad-Dejta (2001) jistabbilixxi proċedura formali kif għandu jittratta r-rekwiżiti għall-aċċess tas-suġġett tad-dejta, liema proċedura d-Dipartiment tal-Eżamijiet huwa obbligat li jsegwi.
Is-suġġetti tad-dejta kollha għandhom id-dritt għall-aċċess għal kwalunkwe informazzjoni personali li d-Dipartiment tal-Eżamijiet iżomm dwarhom, kemm jekk din tkun elettronika jew manwali.

Talbiet għall-aċċess għal informazzjoni personali minn suġġetti tad-dejta jridu jsiru bil-miktub u jkunu indirizzati lill-Uffiċċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta tad-Dipartiment tal-Eżamijiet. Fotokopja tal-karta tal-identità jew passaport tas-suġġett tad-dejta li jkun qed iressaq it-talba trid tkun sottomessa mat-talba. Din tintbagħat lura lis-suġġett tad-dejta.

Id-Dipartiment tal-Eżamijiet għandu l-għan li jkun konformi maljar kemm jista’ jkun mat-talbiet għall-aċċess għal informazzjoni personali u jiżgura li din tingħata fi żmien raġonevoli, sakemm ma jkunx hemm raġuni valida għal xi dewmien. Meta talba għall-aċċess ma tkunx tista’ tintlaqa’ fi żmien raġonevoli, ir-raġuni għandha tiġi spjegata bil-miktub lis-suġġett tad-dejta li jkun qed iressaq it-talba.

Is-suġġett tad-dejta għandu d-dritt li jitlob li l-informazzjoni tagħhom tiġi emendata, imħassra jew li ma tintużax f’każ li d-dejta ma tkunx korretta.

L-Uffiċċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta

L-uffiċċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta tad-Dipartiment tal-Eżamijiet jista’ jiġi kkuntattjat permezz ta’ talbiet bil-miktub indirizzati lid-Dipartiment tal-Eżamijiet, jew permezz tal-email fuq gertrude.wachter@gov.mt .